Expediente laboral: documentos que una empresa debería conservar

En un procedimiento laboral, el expediente de cada persona trabajadora es la principal herramienta de defensa de la empresa. La Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir determinados documentos, y si no lo hace, se presumen ciertos los hechos que el trabajador afirme sobre ellos.

Lo que la ley exige conservar

• Contratos individuales de trabajo, cuando no exista contrato colectivo o contrato-ley aplicable: durante la relación y hasta un año después de terminada.
• Listas de raya, nóminas o recibos de pago de salarios: durante el último año de la relación y un año después de que termine.
• Controles de asistencia, cuando la empresa los lleve: mismo plazo que la nómina.
• Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldo y primas: mismo plazo.
• Los demás documentos que señalen otras leyes, como las de seguridad social, conforme a los plazos que éstas establezcan.

Estos son mínimos legales. Por razones fiscales y de seguridad social, muchas empresas conservan la información de nómina por plazos mayores.

Un expediente completo

Además de lo anterior, conviene integrar en el expediente:

• Solicitud de empleo, identificación y datos de registro (CURP, RFC, número de seguridad social).
• Aviso de alta y modificaciones salariales ante el IMSS.
• Modificaciones a las condiciones de trabajo, firmadas.
• Políticas internas, convenios de confidencialidad y constancia de entrega del Reglamento Interior.
• Constancias de capacitación.
• Solicitudes y constancias de vacaciones, permisos e incapacidades.
• Actas administrativas y otros registros disciplinarios.

Firmas, fechas y resguardo

Un documento sin firma o sin fecha pierde buena parte de su valor probatorio. Revise que cada documento esté firmado por la persona trabajadora cuando corresponda y que se resguarde de forma ordenada, ya sea físico o digital, con acceso restringido. Recuerde que el expediente contiene datos personales, por lo que su tratamiento debe ajustarse a la legislación de protección de datos.

Un expediente ordenado reduce contingencias y facilita la toma de decisiones cuando surge un conflicto.