Terminación laboral: qué debe documentar el patrón antes de tomar una decisión

Una terminación laboral mal documentada es una de las causas más comunes de contingencias para las empresas. En un juicio, corresponde al patrón acreditar buena parte de los hechos de la relación de trabajo, por lo que la decisión debe prepararse antes de ejecutarse, no después.

Identificar la causa y sus pruebas

Si la empresa considera que existe una causa de rescisión sin responsabilidad para el patrón, debe poder identificar con precisión cuál es, cuándo ocurrió y con qué elementos puede demostrarla: actas administrativas, registros de asistencia, comunicaciones, testigos u otra evidencia. Una causa genérica o sin sustento documental difícilmente se sostiene.

Cuidar los plazos

El derecho del patrón para despedir por una causa justificada prescribe en un mes, contado a partir de que tuvo conocimiento de la falta. Dejar pasar el tiempo mientras se decide puede hacer que la causa ya no pueda invocarse.

El aviso de rescisión

La ley exige entregar al trabajador un aviso escrito que señale la conducta que motiva la rescisión y la fecha en que ocurrió. El aviso debe entregarse personalmente en el momento del despido o comunicarse al Tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes. La falta de aviso, por sí sola, presume que la separación fue injustificada.

La carga de la prueba

En caso de controversia, el patrón debe acreditar, entre otros aspectos, la fecha de ingreso, la antigüedad, el salario, la jornada, los pagos de prestaciones y la causa de la rescisión. Por eso el expediente de la persona trabajadora debe estar completo antes de tomar la decisión.

Si la salida es negociada

Cuando la separación se acuerda, conviene formalizarla en un convenio por escrito que detalle los conceptos y montos pagados. Para que tenga plena validez, el convenio debe ratificarse ante el Centro de Conciliación o el Tribunal competente. Una renuncia firmada sin el debido cuidado no siempre protege a la empresa.

Lista de revisión previa

• Contrato y modificaciones firmadas.
• Recibos de nómina y comprobantes de prestaciones.
• Registros de asistencia, si se llevan.
• Evidencia de la causa: actas, comunicaciones, testigos.
• Cálculo del finiquito o, en su caso, de la indemnización.
• Aviso de rescisión redactado y estrategia para entregarlo.

Revisar estos elementos con anticipación permite elegir la vía de terminación con menor riesgo para la empresa.